En la present pràctica es pretén fer el disseny d’un sistema de captació del coneixement latent en una organització. La finalitat és posar un exemple de com es pot implementar un sistema que permeti a l’empresa un flux continuat d’idees, suggeriments i, per tant, de possibles millores.
Podem dir que aquelles persones que més coneixen una empresa són aquelles que interactuen amb ella. En aquest sentit podem assegurar, doncs, que tot treballador coneix com a mínim el seu entorn de treball, i qui millor que aquest per proposar millores que el puguin ajudar a ell i als seus companys a realitzar el seu treball en millors condicions.
Els processos de millora continua es basen en el concepte de “millorar els productes, serveis i processos” d’una organització. Postula que gràcies a aquest procés s’aconsegueix l’estabilització d’un procés i la possibilitat de millora. Quan s’obté un creixement i un desenvolupament positius que permet a l’empresa una millora, bé sigui interna o externa a aquesta, es fa necessari identificar i analitzar tots els processos que han induït aquesta millora (1).
Per tal fi, es va idear el cercle de Deming, una dels molts mètodes d’execució de millora continua en el qual nosaltres basarem el nostre treball. El cercle de Deming, també conegut com cicle PDCA (acrònim de l’anglès Plan – Do – Chech – Act ), aquest cicle estableix unes etapes o fases a dur a terme per tal de realitzar una millora continua de la qualitat (2).
Podem definir de forma genèrica les etapes següents :
Per tal de ser coherents amb el mètode i tampoc perdre l’essència de la nostra metodologia, ens basarem en els punts anteriorment exposats però realitzarem algunes modificacions de concepte per tal d’adaptar-lo de la millor forma possible a la nostra empresa.
- Planificació (Plan) : en aquesta fase s’estableixen els processos necessaris per obtenir els resultats.
- Fer (Do) : Implementar els nous processos.
- Verificar ( Check) : Un cop passat un temps determinat, es tornen a recopilar dades de control i s’analitzen, comparant-les amb els objectius especificats inicialment per tal de concloure si s’ha produït la milloria esperada. També es requereix en aquest punt documentar les conclusions abstretes de l’estudi.
- Actuar ( Act ) : Arribats en aquest punt del cicle, es requereix documentar el cicle al complet i prendre una de les següents determinacions :
- Si es detecten errors parcials en el pas anterior, es realitza un nou cicle PDCA amb noves millores.
- Si no es detecten errors rellevants, aplicar a gran escala les modificacions dels processos.
- Si els errors detectats no es poden solucionar, s’abandona la modificació del procés.
Per tal de ser coherents amb el mètode i tampoc perdre l’essència de la nostra metodologia, ens basarem en els punts anteriorment exposats però realitzarem algunes modificacions de concepte per tal d’adaptar-lo de la millor forma possible a la nostra empresa.
Procés per a la captació i capitalització del coneixement d’una organització :
Com es va indicar a la Pràctica 2 l’empresa té a disposició una aplicació informàtica per tal de fomentar la participació dels empleats dintre de l’empresa.
Aquesta aplicació està basada en una idea molt simple, augmentar la socialització entre els empleats mentre es fomenta també la participació d’aquests en projectes paral·lels de millora de l’empresa. Per tal d’aconseguir-ho s’ha ideat una sistema web2.0 amb una plana central estil Facebook i un transfons estil Meneame (Digg, Reddit...). Aquest sistema (a partir d’ara wFM) permet als usuaris estar al dia de les darreres novetats dintre del context de l’empresa, tecnològic, de RRHH... permet també enviar interactuar amb altres treballadors i enviar propostes internes de millora. Ens centrarem amb l’estudi d’aquesta darrera opció doncs es la introductòria al nostre pla PDCA.
Primer pas, PLANIFICAR :
Com s’ha comentat, un dels punts més forts de wFM és la possibilitat d’enviar propostes de millora, aquestes són votades, analitzades i contrastades per tots els components de l’empresa, creant així un gran flux d’informació. És important indicar que tots els empleats poden intervenir en aquest procés que es calcula pot tenir una durada d’unes setmanes (depenent de l’acceptació de cada proposta). Un cop publicada la proposta, aquesta s’obri a tots els usuaris del sistema informàtic tant per els companys com per l'administració (RH i diferents departaments administratius), els quals poden votar la proposta, comentar-la i fer observacions de tot tipus, viabilitat, millores, dèficits ...
Podem considerar que les propostes han de passar unes fases d’evolució abans d’arribar a ser una realitat, en aquest sentit el primer esglaó és el de l’aprovació d’aquesta per part de l’empresa (dels empleats), un cop es seleccionen les propostes més interessants, es procedeix a elevar la fase d’aquestes, es crea un grup de treball el qual es dedicarà a desenvolupar la proposta i fer un estudi de viabilitat. Aquest grup generalment contindrà el treballador que ha realitzat la proposta, i aquells que hagin participat més activament en el seguiment (entenem participar com a participació eficient i eficaç, bones valoracions i observacions, no a aquell que més comentaris realitzi), en cas necessari també s’inclouran experts en el tema per tal d’assessorar i guiar el desenvolupament del projecte. Esmentar que aquelles propostes que es descarten, en cap moment (en mesura coherent) són eliminades, sinó que s’emmagatzemen per una posterior revisió.
De forma general s’intentarà que la creació de grups de treball no suposi una càrrega massa gran als seus components, tot treballador té la seva funció, el seu treball i tasques a realitzar. Per tal d’evitar problemes en aquest aspecte s’intentarà remunerar d’alguna forma als components, tant sigui en reconeixement per la seva tasca com en remuneració per espècies, sempre tenint en compte la magnitud del projecte que es desenvolupa.
Un cop els components del grup de treball decideixen (i justifiquen) la viabilitat del projecte, es procedeix amb la següent fase; en el cas contrari, abans de dissoldre el grup es procedeix a fer un petit anàlisis del motiu i en mesura de lo possible a catalogar la proposta (no és viable per factors: econòmics, legals, rendiment...).
Segon pas, FER:
En la següent fase, es realitza una prova a petita escala, és evident que aquest punt es realitzarà amb magnitud proporcional a la magnitud del projecte, és evident que hi ha propostes que no requereixen d’una prova anterior a la instauració final. La principal finalitat d’aquesta fase és proporcionar dades objectives que suportin la solidesa del projecte.
Tercer i quart pas, VERIFICAR I ACTUAR:
Finalment, un cop ha quedat verificada la viabilitat i solidesa de la proposta, es procedeix a fer una instauració global. Com és d’esperar, no totes les propostes tenen una finalitat “global”, és a dir, que la seva finalitat sigui instaurar-la a tota l’empresa, es pot donar el cas de petites propostes que afectin a un sol departament, grup o treballador, en aquest cas, sovint veurem que les fases de “cheking” i instauració són molt més resumides.
Aquelles propostes que finalitzen amb èxit reben reconeixement i remuneracions addicionals, es premien aquelles decisions que al dur-se a terme, tenen un resultat positiu i en cap cas es penalitza si els resultats obtinguts són negatius. La principal premissa és “arrisca, i si no encertes aprèn dels errors”.
Aquesta aplicació està basada en una idea molt simple, augmentar la socialització entre els empleats mentre es fomenta també la participació d’aquests en projectes paral·lels de millora de l’empresa. Per tal d’aconseguir-ho s’ha ideat una sistema web2.0 amb una plana central estil Facebook i un transfons estil Meneame (Digg, Reddit...). Aquest sistema (a partir d’ara wFM) permet als usuaris estar al dia de les darreres novetats dintre del context de l’empresa, tecnològic, de RRHH... permet també enviar interactuar amb altres treballadors i enviar propostes internes de millora. Ens centrarem amb l’estudi d’aquesta darrera opció doncs es la introductòria al nostre pla PDCA.
Primer pas, PLANIFICAR :
Com s’ha comentat, un dels punts més forts de wFM és la possibilitat d’enviar propostes de millora, aquestes són votades, analitzades i contrastades per tots els components de l’empresa, creant així un gran flux d’informació. És important indicar que tots els empleats poden intervenir en aquest procés que es calcula pot tenir una durada d’unes setmanes (depenent de l’acceptació de cada proposta). Un cop publicada la proposta, aquesta s’obri a tots els usuaris del sistema informàtic tant per els companys com per l'administració (RH i diferents departaments administratius), els quals poden votar la proposta, comentar-la i fer observacions de tot tipus, viabilitat, millores, dèficits ...Podem considerar que les propostes han de passar unes fases d’evolució abans d’arribar a ser una realitat, en aquest sentit el primer esglaó és el de l’aprovació d’aquesta per part de l’empresa (dels empleats), un cop es seleccionen les propostes més interessants, es procedeix a elevar la fase d’aquestes, es crea un grup de treball el qual es dedicarà a desenvolupar la proposta i fer un estudi de viabilitat. Aquest grup generalment contindrà el treballador que ha realitzat la proposta, i aquells que hagin participat més activament en el seguiment (entenem participar com a participació eficient i eficaç, bones valoracions i observacions, no a aquell que més comentaris realitzi), en cas necessari també s’inclouran experts en el tema per tal d’assessorar i guiar el desenvolupament del projecte. Esmentar que aquelles propostes que es descarten, en cap moment (en mesura coherent) són eliminades, sinó que s’emmagatzemen per una posterior revisió.
Un cop els components del grup de treball decideixen (i justifiquen) la viabilitat del projecte, es procedeix amb la següent fase; en el cas contrari, abans de dissoldre el grup es procedeix a fer un petit anàlisis del motiu i en mesura de lo possible a catalogar la proposta (no és viable per factors: econòmics, legals, rendiment...).
Segon pas, FER:
En la següent fase, es realitza una prova a petita escala, és evident que aquest punt es realitzarà amb magnitud proporcional a la magnitud del projecte, és evident que hi ha propostes que no requereixen d’una prova anterior a la instauració final. La principal finalitat d’aquesta fase és proporcionar dades objectives que suportin la solidesa del projecte.
Tercer i quart pas, VERIFICAR I ACTUAR:
Finalment, un cop ha quedat verificada la viabilitat i solidesa de la proposta, es procedeix a fer una instauració global. Com és d’esperar, no totes les propostes tenen una finalitat “global”, és a dir, que la seva finalitat sigui instaurar-la a tota l’empresa, es pot donar el cas de petites propostes que afectin a un sol departament, grup o treballador, en aquest cas, sovint veurem que les fases de “cheking” i instauració són molt més resumides.
Aquelles propostes que finalitzen amb èxit reben reconeixement i remuneracions addicionals, es premien aquelles decisions que al dur-se a terme, tenen un resultat positiu i en cap cas es penalitza si els resultats obtinguts són negatius. La principal premissa és “arrisca, i si no encertes aprèn dels errors”.
Conclusions :
S'aconsegueix amb el procés descrit anteriorment, un flux d'idees constant i una revisió de les idees proposades de forma que es millora notablement la innovació dintre de l’empresa. Destacar, a més, que les aportacions no tenen per que ser únicament en l'àmbit intern de l'empresa, també es duen a terme suggeriments en vers a la política exterior, nous punts de vista que permeten avançar-se a la pròpia evolució dels clients, etc.
(3) Mongrafía : Proceso de mejora continua
(4) La mejora continua como estrategia
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada